Actele de stare civilă ale cetăţenilor români întocmite de autorităţile străine, se TRANSCRIU obligatoriu în registrele de stare civilă române, în termen de 6 luni de la întoarcerea în ţară sau de la primirea din străinătate a certificatului ori extrasului de stare civilă.
TRANSCRIEREA certificatelor ori extraselor de stare civilă procurate din străinătate, pentru cetăţenii români, se efectuează cu aprobarea primarului unităţii administrativ-teritoriale de la locul de domiciliu al solicitantului, cu avizul prealabil al Serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor.
Cererile de transcriere se fac în nume propriu sau prin împuternicit cu procură specială, autentificată, apostilată sau supralegalizată, după caz, şi se depun la S.P.C.L.E.P. sau la primăria unităţii administrativ-teritoriale de la locul de domiciliu al solicitantului, se aprobă de către primar, după ce s-a obţinut avizul prealabil al S.P.C.J.E.P.
Minorii în vîrstă de peste 14 ani solicită transcrierea certificatelor de naştere în nume propriu asistaţi de unul dintre părinţi sau, după caz de tutore, ori prin împuternicit cu procură specială (excepţie făcând cazurile de redobândire sau acordare cetăţenie română); în situaţia în care părinţii au domicilii diferite, S.P.C.L.E.P./primăria competent(ă) privind transcrierea certificatului de naştere poate fi oricare din cele două pe a căror rază au domiciliul părinţii minorului.
Pentru persoanele care nu au împlinit vârsta de 18 ani, ai căror părinţi au domiciliul în străinătate, cererea de transcriere a certificatelor de naştere se depune la S.P.C.L.E.P./primăria ultimului loc de domiciliu avut de părinţi în România, iar în cazul în care au avut domicilii diferite, la ultimul domiciliu al unuia dintre părinţi.
Pentru cetăţenii români cu vârsta peste 18 ani care au domiciliul în străinătate, cererea se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale de la ultimul loc de domiciliu avut în ţară, iar dacă nu au avut domiciliul în România (cu excepţia celor care au redobândit sau cărora li s-a acordat cetăţenia română în temeiul art. 10 şi 11 din Legea nr. 21/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare), primarului sectorului 1 al municipiului Bucureşti.
Cetăţenii care au redobândit sau cărora li s-a acordat cetăţenia română în temeiul art. 10 şi 11 din Legea nr. 21/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare şi care nu au avut niciodată domiciliul în România, adresează cererea de transcriere după cum urmează:
- primarilor sectoarelor municipiului Bucureşti;
- primarilor municipiilor reşedinţă de judeţ.
În aceste situaţii cererea de transcriere/înscriere a certificatelor/extraselor de stare civilă/extraselor multilingve de stare civilă se depune numai PERSONAL de către titulari sau reprezentanţii legali ai acestora, în termen de 90 de zile de la data depunerii jurământului de credinţă faţă de România.
Pentru minori cererea de transcriere/înscriere poate fi depusă de către unul dintre părinţi sau, după caz, de reprezentantul legal, iar cei care au împlinit vârsta de 14 ani pot solicita şi personal.
Cetăţenii care au redobândit sau cărora li s-a acordat cetăţenia română şi care au avut domiciliul în România depun cerea de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă/extraselor multilingve de stare civilă la SPCLEP/primăria unităţii administrativ-teritoriale pe raza căruia/căreia se află:
- ultimul loc de domiciul avut în ţară, înainte de pierderea cetăţeniei române;
- adresa imobilului în care a locuit înainte de dobândirea cetăţeniei române, înscrisă în documentul eliberat de structura pentru imigrări (permisul de şedere pe termen lung eliberat de I.G.I.).
În cazul transcrierii certificatului de căsătorie, cererea se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale de la domiciliul comun al soţilor, iar dacă soţii au domicilii diferite, la oricare din cele două primării pe raza căreia aceştia au domiciliul.
În cazul transcrierii certificatului de deces, cererea se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale a locului de domiciliu al solicitantului.
Cererea de transcriere este însoţită de următoarele documente:
– certificatul sau extrasul de stare civilă eliberat de autorităţile străine, cu respectarea prevederilor legale privitoare la apostilare sau supralegalizare, după caz, în original,
– copie şi traducere legalizată;copia actului de identitate sau a paşaportului, după caz (titular/solicitant);
– în cazul transcrierii certificatelor de naştere, se vor anexa copii ale certificatelor de naştere şi/sau căsătorie ale părinţilor;
– declaraţia părintelui care solicită transcrierea cu privire la domiciliul minorului, în cazul în care părinţii au domicilii diferite, dată în faţa ofiţerului de stare civilă delegat; în cazul în care transcrierea este solicitată prin împuternicit, se va ataşa declaraţia notarială a părintelui cu privire la domiciliul minorului;
– în cazul transcrierii certificatelor de căsătorie, se vor anexa copiile certificatelor de naştere ale celor doi soţi;
– în cazul în care în certificatul de căsătorie procurat din străinătate nu se face referire la numele soţilor după căsătorie, se vor anexa declaraţii autentificate, din partea soţului cetăţean român sau a ambilor soţi cetăţeni români, cu privire la numele purtat după căsătorie. Declaraţiile vor fi date în ţară la un notar public ori la misiunea diplomatică sau oficiul consular de carieră al României din străinătate, sau la un notar public străin, caz în care vor trebui să aibă aplicată apostila conform prevederilor Convenţiei de la Haga;
– declaraţia din partea titularului actului ori a reprezentantului legal, dată în faţa ofiţerului de stare civilă delegat, din care să rezulte că nu mai există un alt act transcris/înscris sau reconstituit; în cazul în care transcrierea este solicitată prin împuternicit, se va ataşa declaraţia notarială a persoanei care împuterniceşte referitoare la acest aspect;
– declaraţia notarială a ambilor soţi din care să rezulte legea aplicabilă efectelor căsătoriei, română ori străină după caz, în situaţia în care în certificatul/extrasul de căsătorie procurat din străinătate nu se face referire la regimul matrimonial ales (căsătorii încheiate după data de 01.10.2011, data intrării în vigoare a Legii nr. 287/2009 privind Codul Civil, republicată, cu modificările şi completările ulterioare);
– în cazul în care legea aplicabilă este legea română, se declară şi regimul matrimonial ales, comunitatea legală, separaţia de bunuri, comunitatea convenţională, în ultimele două cazuri prezentându-se şi convenţia matrimonială autentificată de notarul public;
- în situaţia în care legea aplicabilă este legea străină şi totodată se prezintă o convenţie matrimonială încheiată în străinătate, aceasta trebuie apostilată sau supralegalizată, după caz;
– certificatul de cetăţenie eliberat de Autoritatea Naţională pentru Cetăţenie ori de autoritatea română din străinătate, ambasadă sau consulat.
Certificatele sau extrasele de stare civilă, precum şi traducerile acestora, dacă sunt făcute în străinătate, vor fi în mod obligatoriu apostilate sau supralegalizate, după caz, cu excepţia:
– celor eliberate de state cu care România are încheiate tratate, convenţii sau acorduri de asistenţă juridică, care prevăd scutirea de apostilare sau supralegalizare;
– celor eliberate de statele membre ale Uniunii Europene, în conformitate cu Regulamentul UE 2016/1191 (însoţite în toate cazurile de formularele standard multilingve).
Cetăţenii ale căror acte de stare civilă au fost înregistrate în localităţi care au aparţinut României, iar în prezent aceste localităţi se găsesc pe teritoriul altor state, pot solicita, potrivit legii, întocmirea actelor de stare civilă la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, la primăria unităţii administrativ-teritoriale pe raza căreia îşi are domiciliul solicitantul, pe baza extrasului de pe actul de stare civilă ce se găseşte în păstrarea Arhivelor Naţionale.